Sygnalisto zanim dokonasz zgłoszenia wewnętrznego zapoznaj się z poniższymi informacjami:

Link do formularza zgłoszenia znajdziesz w tabeli zamieszczonej poniżej – obok nazwy właściwej Spółki.

Tabela zawiera wykaz Spółek wchodzących w skład Sieci POLOmarket.

Adresy do zgłaszania

Zanim dokonasz zgłoszenia zapoznaj się z poniższym wyjaśnieniem:

• Zgłoszenie będzie rozpatrywane zgodnie z zapisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa o ochronie sygnalistów) dostępnej pod linkiem: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20240000928.
• Kwestię zgłoszeń wewnętrznych określają odrębne procedury zgłoszeń wewnętrznych poszczególnych spółek wskazanych w tabeli umieszczonej na niniejszej stronie.
• Ustawa o ochronie sygnalistów określa m.in. kto może dokonać zgłoszenia wewnętrznego (m.in. obecny lub były pracownik) a także zakres spraw, których może dotyczyć zgłoszenie (wskazany zakres spraw może zostać rozszerzony w procedurze zgłoszeń wewnętrznych każdej ze spółek wchodzących w skład Sieci POLOmarket)
• Zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 tej ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
• Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, że sygnalistą jest osoba fizyczna, która przekazuje informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1)     pracownik;

2)     pracownik tymczasowy;

3)     osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

4)     przedsiębiorca;

5)     prokurent;

6)     akcjonariusz lub wspólnik;

7)     członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

8)     osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

9)     stażysta;

10)   wolontariusz;

11)   praktykant;

12)   funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);

13)   żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

2. Ustawę o ochronie sygnalistów stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Dlatego na formularzu zgłoszenia zostaniesz poproszony o wskazanie tego „kontekstu związanego z pracą” (tj. co łączy lub łączyło Cię z naszą organizacją).

• procedury zgłoszeń wewnętrznych spółek wchodzących w skład Sieci POLOmarket dopuszczają zgłoszenia anonimowe.
• Ustawa o ochronie sygnalistów zawiera mechanizmy chroniące sygnalistów (a czasem także inne osoby np. pomagające w dokonaniu zgłoszenia) m.in. przed działaniami odwetowymi.
• Po dokonaniu zgłoszenia (na następnej stronie) otrzymasz potwierdzenie zgłoszenia (w formacie pdf – do pobrania) – nie zapisuj tego pliku na urządzeniu kontrolowanym przez inne osoby.
• Po dokonaniu zgłoszenia i utworzeniu PINu możesz śledzić jakie kroki zostały podjęte w związku ze zgłoszeniem (sprawdzaj swoje zgłoszenie systematycznie, ponieważ osoby upoważnione do podejmowania działań następczych mogą poprosić o dodatkowe informacje);
• PIN który tworzysz nie może być łatwy do odgadnięcia.
• PIN oraz link do zgłoszenia należy chronić przed osobami nieuprawnionymi.
• Spółki wchodzące w skład Sieci POLOmarket, na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów korzystają z zewnętrznej platformy (aplikacji Esignaller) do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, która zapewnia zachowanie poufności danych sygnalisty i innych osób m.in. tych których dotyczy zgłoszenie. Regulamin aplikacji Esignaller znajduje się na stronie www.esignaller.pl (zakładka „zarejestruj się” -> „dalej”).

Jak uzyskać dostęp do swojego zgłoszenia?

- W potwierdzeniu zgłoszenia uzyskać unikatowy link do swojego zgłoszenia;

- Po zaznaczeniu tego linku musisz wpisać utworzony PIN.

Ponadto przed dokonaniem zgłoszenia sprawdź:

• czy połączenie internetowe jest szyfrowane (sprawdź, czy ikona kłódki znajduje się w pasku przeglądarki);
• czy przesyłane dokumenty (jeżeli takie będziesz chciał załączyć) nie zawierają metadanych, które mogą ujawnić Twoją tożsamość (zob. m.in. właściwość pliku).

Klauzula informacyjna 

dotycząca przyjmowania zgłoszeń sygnalistów i prowadzenia działań następczych oraz innych czynności wskazanych w procedurze zgłoszeń wewnętrznych i przepisach ustawy o ochronie sygnalistów

Administratorem danych będzie podmiot prawny w rozumieniu procedury zgłoszeń wewnętrznych (przyjmujący zgłoszenia sygnalistów i podejmujący w związku z tym działania następcze tj. tj. spółka wskazana na poniższej liście (która przyjmuje zgłoszenia):

Lista:

1. POLOmarket sp. z o.o.;
2. Frapo-Dystrybucja sp. z o.o.;
3. Frapo-Economy sp. z o.o. spółka komandytowo-akcyjna;
4. Frapo 1 sp. z o.o.; 
5. KLM sp. z o.o.; 
6. BRESSE POL sp. z o.o.;
7. BRESSE POL 2 sp. z o.o.;
8. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością G 500 Spółka komandytowo-akcyjna;
9. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością G 520 Spółka komandytowo-akcyjna;
10. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością G 540 Spółka komandytowo-akcyjna;
11. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością G 560 Spółka komandytowo-akcyjna;
12. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością G 570 Spółka komandytowo-akcyjna;
13. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością P 500 Spółka komandytowo-akcyjna;
14. G 580 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
15. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością P 1 Spółka komandytowo-akcyjna;
16. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością P 2 Spółka komandytowo-akcyjna;
17. H 500 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością P 3 Spółka komandytowo-akcyjna.

Dane będą przetwarzane wyłącznie w celu, zakresie i przez okres niezbędny do realizacji obowiązków związanych z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń sygnalistów (podstawa przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024. Dotyczy to zarówno danych samego sygnalisty jak i innych osób, w tym osoby, której dotyczy zgłoszenie. W przypadku wyrażenia wyraźnej zgody w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów podstawą przetwarzania danych będzie ta zgoda. Zgodnie ze wskazanym przepisem dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Zgoda jest oczywiście w takim przypadku dobrowolna i może ona być wycofana w każdej chwili. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Jeżeli sygnalista dokona zgłoszenia to dane osoby, której ono dotyczy będą pozyskiwane od niego ale także w toku działań następczych. 

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wskazują m.in., że dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem mają być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Z zastrzeżeniem zdania następnego podanie danych osobowych przez sygnalistę (np. wskazanych na formularzu zgłoszenia) jest dobrowolne (możesz, ale nie musisz ich podawać) ponieważ zgodnie z procedurami zgłoszeń wewnętrznych spółek wchodzących w skład Sieci POLOmarket zgłoszenie może być anonimowe. Natomiast brak podania danych do kontaktu może jednak uniemożliwić przesłanie potwierdzenia zgłoszenia lub informacji zwrotnej. 

"Odbiorcy danych: firma dostarczająca kanał przyjmowania zgłoszeń (aplikację Esignaller) tj. TechInLaw sp. o.o. (zob. szerszej www.esignaller.pl). TechInLaw sp. z o.o. korzysta z infrastruktury chmurowej AWS (Amazon Web Services) na zasadach wskazanych w Regulaminie Aplikacji Esignaller (zob. esignaller.pl -> baza wiedzy). Zasady ochrony prywatności gwarantowane przez AWS znajdziesz także na: https://d1.awsstatic.com/legal/aws-dpa/aws-dpa.pdf (w tym dotyczące zabezpieczeń transferu danych).

Odbiorcami danych mogą być także uprawnione organy publiczne na zasadach wskazanych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów".

Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Lista placówek (wg przypisania do Spółek)